La constante comunicación con nuestro comité es de suma importancia, pero nunca se debe olvidar que todos nuestros clientes (copropietarios) deben estar informados de igual manera. Para lograr una buena comunicación es que debemos:
- Agenda actualizada: en estos tiempos todos contamos con al menos un teléfono, ya sea inteligente, residencial o en el trabajo, por media del cual tendremos una rápida comunicación y, por lo tanto, una expedita respuesta ante cualquier problema. Acá, siempre es necesario conocer los límites de horario en el cual es posible comunicarse con los copropietarios.
- Uso de mensajería: gracias a la tecnología, tenemos la oportunidad de contar con diferentes aplicaciones para una mejor comunicación, además de los correos electrónicos. Pero también hay que tener presente que el universo de copropietarios es y será etario, por lo cual una pancarta o una simple circular bastará en algunas ocasiones para llegar con el mensaje de la mejor manera a todos los diferentes destinatarios, y siempre, cuidando de la ortografía.
- Personalización: estar atentos a cada uno de los posibles problemas que se presenten, por lo que es muy importante escuchar las dudas y soluciones, recibir a los copropietarios en la oficina y/o ir a su propia unidad. A la gente le gusta la comunicación directa cara a cara y así además se evitar malos entendidos en la toma de alguna determinación importante.
Siempre que se trate de enviar una comunicación a los copropietarios para tomar alguna decisión, no hay que escatimar en las opciones disponibles para hacerlo, ni en la información acerca del tema en cuestión, promoviendo en lo posible una comunicación efectiva. Pero ¿Qué es una comunicación efectiva? "Al grano". Es la mejor definición que encontré. Para lograr una buena comunicación efectiva es que debemos:
- Tener claro el objetivo del mensaje que se va emitir.
- No poner palabras de más en nuestro mensaje.
- Evitar palabras de las que se ignore completamente su significado.
- Tratar de escribir las frases y enunciados en la forma más básica (sujeto + verbo + predicado).
Por último, siempre mostrar y demostrar Profesionalismo al realizar y llevar a cabo esta labor, ya que hay que tener presente que como Administrador del condominio, se representa a muchas personas y se es las voz de todas ellas.
Fuente: rokkina.com
